¿Sabes qué porcentaje de tu tiempo está destinado a reuniones? Si tenes un puesto gerencial, seguramente entre 35% y 50% de tu tiempo. Lo grave es lo improductivas que son estas reuniones en general.
Exceso de encuentros de equipo, discusiones interminables sobre los más diversos temas, y resultados pobres parece ser el mal de muchas organizaciones. Y pocas conocen o reconocen cómo impacta esta improductividad y derroche de tiempo en la organización y en sus empleados.
El Departamento de Trabajo de Estados Unidos estima que las empresas pierden 37 mil millones de dólares en reuniones cada año. Más allá de las cifras que varían de un informe a otro, es necesario comenzar a considerar los recursos invertidos para concretar una reunión, por ejemplo, tiempo valioso de sus empleados.
Existen hoy en día algunas herramientas del management para agilizar las reuniones. La metodología “Scrum”, por ejemplo, ya es tendencia, y tiene como objetivo el mejor funcionamiento de las reuniones y de los equipos. Las reuniones son parte de un proceso de gestión de proyecto que tienen la particularidad de durar no más de 20 minutos, tienen una agenda pautada, y en muchos casos se sugiere tener la reunión de pie para ir al punto y no terminar conversando sobre la cena de esta noche.
Por supuesto, que reunirse es necesario, pero mucho más lo es hacerlo en forma eficiente.
Si sos líder de equipo, tenes la gran oportunidad de hacerte algunas preguntas antes de convocar a la próxima reunión y seguir estos consejos:
- Establecer los objetivos de la reunión. Quien convoca al encuentro debe tener en claro para qué lo convoca y qué resultados espera de esa reunión. Cuando los objetivos están claros es más fácil llegar a una conclusión o a la toma de una decisión. Es útil crear un nombre o título para la reunión que servirá de referencia.
- Determinar quiénes deben estar. Esto dependerá del objetivo y de los temas a discutir. Es importante no invitar a todo el staff si no hace falta.
- Establecer la agenda con anticipación e informarla a quienes van a participar de la reunión. Cada colaborador debería acudir con una idea de lo que puede aportar, y todo el material necesario para ello.
- Determinar qué tiempo va a llevar el encuentro. Como mencioné arriba, es una buena práctica empezar a reducir su duración controlando la intervención de cada participante. Lo ideal es que se designe a una persona para llevar el timing del encuentro.
- Al término de la reunión, lo recomendable es realizar una síntesis y compartirla con quienes estuvieron involucrados.
- Como último consejo, te sugiero que pruebes romper con la rutina. Si siempre convocas tus reuniones en la misma sala, por qué no hacerlo en otros espacios, dentro o fuera de la oficina. Esto además de despertar la creatividad del equipo, permite evitar distracciones propias del lugar de trabajo compartido a diario.
.png)