La pandemia y el aislamiento cambiaron hábitos, e incluso la forma de nombrar a las cosas. Ya no decimos reuniones virtuales, o trabajo online. Si estamos reunidas o trabajando, sabemos que lo estamos haciendo de forma remota. A través del lenguaje también estamos construyendo esta nueva realidad.
El tema de reuniones eternas y improductivas hoy se traslada a la virtualidad, porque la falta de agilidad en una organización o en los líderes, no distingue escenarios y plataformas. Y pese a que reunirse online suponía más agilidad en la vieja normalidad, algunos vicios están invadiendo la nueva.
¿Cómo agilizar las reuniones desde casa?
- Prepararse. Esto es clave en la virtualidad como en el mundo físico. Enviar a todos los participantes una agenda previa del encuentro con los temas que se van a tratar, el link a la reunión o invitación, día, horario. Ser detallista y previsora ahorra tiempo. Confirmar la reunión para asegurarse de que todas las personas invitadas reservaron su agenda, están familiarizadas con la herramienta que se vaya a utilizar y hayan recibido el link de acceso.
- Otro hábito válido en cualquier "normalidad": asignar roles en el caso de que sea una reunión de equipo. Alguien que lidere la reunión, quien lleve la minuta, quien controle el tiempo, y asignar un tiempo determinado a cada persona para que exponga.
- Preparar el entorno físico. Esto implica asistir a la reunión en algún lugar de la casa en donde podamos estar tranquilas, sin ruido ni interrupciones que nos hagan perder la atención. También asegurate de estar en un lugar con buen wifi para no interrumpir el flujo de la conversación.
- Apagar celulares o notificaciones. Esto evita empezar a conversar sobre otras inquietudes que no pertenecen al tema que convocó a la reunión.
- Establecer con antelación cuánto va a durar la reunión y cumplir con ese horario.
- Familiarizarse con la herramienta antes de reunirse. Si en la reunión, por ejemplo, se van a compartir documentos, mostrar pantalla, etc, es necesario que quien lo haga sepa hacerlo, y no empiece a indagar y tratar de aprender en el momento.
- Utilizar todas las posibilidades de la herramienta, como por ejemplo el chat, donde también se pueden ir compartiendo recursos complementarios como links, anotaciones, etc.
- Verificar con frecuencia la escucha y el desarrollo de la reunión. Preguntar si hay dudas, si los conceptos están claros, etc.
- Si la reunión se hace muy extensa, dar 10 minutos de break recarga energías y la capacidad de atención.
- Que la reunión sea online, no significa que tenemos que estar quietos! Se admiten dinámicas dentro de las posibilidades de la herramienta que se esté usando, por lo que, dependiendo del tipo de reunión, consignas de check in y check out pueden sumar.
Si tenes alguna duda o consulta, podes escribirme a solytuarte@gmail.com
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